切手は管理を徹底しましょう

経費節減なら切手はネット販売がおすすめ

お仕事で事務や経理をしている方は、会社で切手をどのように扱っていますか?書類のやり取りで頻繁に利用される切手はしっかりと管理する必要があります。
この記事では、事務における切手の管理について解説します。

切手は金券であり、現金に準じるものです。そのため現金と同じように扱わなければいけません。金券は切手以外に、官製はがき、収入印紙、収入証紙、乗車券回数券、商品券、映画などのチケット、ビール券、株主優待券など多くのものがあたります。現在、金券は郵便局やコンビニエンスストアなどだけではなく、リサイクルショップや金券ショップ、インターネットの通販サイトで販売されています。

 

企業は、経費をできるだけ抑えて会社の資産や社員を守る必要があるため、切手などの金券の保管も厳重に管理しなければいけません。社員による紛失や盗難などもおきてはならないことです。管理を怠っているとこのようなトラブルがおきやすくなります。
もし誰もが、第三者のチェックを受けずに済む状況で切手や印紙を使用できる状態にしていたらどうでしょうか。社員がみても、社外からみても「この会社はルーズだな」と良くない印象を与えてしまいます。会社の切手や印紙を私用で社員が使うことは法律に抵触しますので「たかが切手1枚」などとは考えず、きちんと管理することは大切です。

 

切手は使用の都度、在庫の数を確認、管理して、金庫などで保管しましょう。また、金券用の管理簿を利用することもすすめます。管理簿には在庫数、使用者、使用日時、用途、使用枚数などを、使用する人ではなく管理を担当する人が記入するようにするとなお効果的です。そして毎月決められた日に棚卸を行って、残枚数と使用枚数に違いがないか必ず確認しましょう。
小さなことですが、このようなことを徹底して管理することも、内部統制のひとつの方法です。会社の重要な機関でもある事務、経理をご担当の方は、ぜひ適切な切手の管理に取り組みましょう。